تعريف همكاري در استقرار:

همكاري در استقرار مجموعه خدماتي است كه گروه شركتهاي آرك به شكل منظم و برنامه ريزي شده و از طريق تيم هايي كه براي اين كار آموزش ديده و تجربه اندوخته اند در قالب تيمهاي تخصصي نصب و راه اندازي براي عملياتي ساختن و بهره برداري از نرم افزارهاي فروخته شده به مشتريان ارايه مي دهد. اين همكاري در طول مدت قرارداد فروش تداوم داشته و با انقضاي مدت آن كه به طور معمول بايد به بهره برداري از نرم افزارها در سازمان مشتريان ختم شود، پايان مي يابد.

 ضرورت هاي استفاده از همكاري در استقرار:

سيستمهاي پيشرفته آرك براي استفاده موسسه ها و سازمانهاي متوسط و بزرگ اقتصادي تهيه شده اند و به همين دليل نيز نرم افزارهايي با حوزه ي امكانات گسترده و وسيع و از جمله سيستمهايي با امكانات حرفه اي هستند. عمدتا پيكربندي و نحوه راه اندازي و استفاده از اين نرم افزارها با توجه به شرايط خاص هر شركت يا سازمان، متفاوت بوده و اجراي نخستين آنها، نياز به مهارت، تخصص، تجربه و تسلط ويژه اي دارد كه در نوع خود برجسته و كمياب است.

شركت آرك تجربه و تخصصي را كه طي پياده سازي اين سيستمها در صدها سازمان و موسسه اقتصادي كسب كرده است، در قالب خدمات همكاري در استقرار و با هدف پياده سازي و بهره برداري سريع و مناسب از نرم افزارها، در اختيار مشتريان قرار مي دهند. به سخني ديگر، از آن جايي كه كيفيت استقرار سيستمها در سازمان مشتري از اهميت ويژه اي برخوردار بوده و نحوه اجراي صحيح آن ضامن استفاده مناسب از آن مي باشد، آماده سازي بسترهاي مناسب و فضاي موجود سازمان براي پياده سازي سيستمها و چگونگي بهره گيري از آنها، مهمترين ركن خدمات همكاري در استقرار آرك را تشكيل مي دهد.

 اهداف همكاري در استقرار:

هدف همكاري در استقرار، جلوگيري از بروز اشتباهات چشمگير در پيكربندي اوليه نرم افزارها توسط كاربران (بدليل وسعت نرم افزار و عدم اشراف كاربر در برخوردهاي اوليه به آن) و عملياتي ساختن هرچه سريعتر آنها در سازمان مشتريان است. بديهي است راه اندازي سيستمها براي كاربراني كه نخستين بار از سيستمها استفاده مي كنند، بدون بهره گيري از چنين خدماتي به معني درگير شدن با فرايندي طولاني و سرشار از آزمون و خطا خواهد بود كه حتي در صورت موفقيت نيز، نيازمند صرف زمان و هزينه هاي هنگفت است.

در حقيقت، هدف همكاري در استقرار كاهش زمان و بدنبال آن هزينه هاي جانبي   پياده سازي و راه اندازي سيستمها است. بر اين اساس، همكاري در استقرار تضمين كننده ي انجام موفقيت آميز اهداف مورد نظر مشتريان طي مدت زمان تعيين شده در قرارداد است.

عدم استفاده از اين خدمات گاه باعث استفاده از تعاريف پايه نامناسب و گاها ناصحيح شده كه حداقل زيان آن عدم امكان استفاده از امكانات پيشرفته نرم افزار در راستاي اهداف دسترسي به اطلاعات متناسب سازمان خواهد بود. سلسله نرم افزارهاي پيشرفته آرك، خط توليد اطلاعات مشتري بوده و راه اندازي  (Setup) چنين خطي فرآيندي تخصصي محسوب مي شود.

 دستاوردهاي همكاري در استقرار:

خدمات آرك در حوزه همكاري در استقرار، در صورت نبود شرايط محدودكننده در سازمان مشتري، به استفاده موثر از نرم افزارها منجر مي شود. اين مسئله، در حوزه هر نرم افزار معناي خاص خود را دارد. به عنوان مثال نتيجه اين همكاري، در سيستم حقوق و دستمزد، پرداخت حقوق واقعي كاركنان، در سيستم حسابداري، تهيه تراز آزمايشي براي ماههاي تعيين شده، در سيستم انبار، ارسال سند مالي عمليات مورد نظر به سيستم حسابداري پس از ورود اطلاعات تعدادي و ريالي، در سيستم فروش، صدور فاكتور فروش و در سيستم خزانه داري، انجام عمليات دريافت و پرداخت جاري شركت با استفاده از سيستم جديد است. به سخني ديگر، نتيجه همكاري در استقرار، دستيابي به دستاوردهاي ملموسي است كه از ديدگاه مشتريان بيانگر شروع بهره برداري از سيستمها در حوزه عملياتي هر يك از آنها است. لكن عموما به روز بودن اطلاعات وظيفه اي است كه مشتري خود مستقيما مي بايستي تجربه نموده و در توان عمومي و تعهدات توافقنامه  استقرار آن هم در زمان محدود عمليات استقرار نمي باشد.

 مزاياي استفاده از خدمات استقرار:

با استفاده از خدمات همكاري در استقرار آرك، به طور معمول نتايج زير به دست خواهد آمد.

1- از بين رفتن علل رايج عدم راه اندازي سيستم ها و ارائه تجربيات راه اندازي صدها مجموعه صنعتي بزرگ و كوچك

2- ارائه سريعتر به مديريت در زمينه اطلاعات سازمان و دسته بندي نتايج كار و سيستمها

3- درگير نشدن پرسنل با تغيير روشها و جلوگيري از بروز نگراني در كار با روش جديد

4- ايجاد اطمينان در طول زمان استقرار از كارائي و عملكرد سيستمهاي جديد در كاربران

5- سرعت بالاتر اجرائي و عملياتي شدن نرم افزارها

6- جلوگيري از بروز اشتباهات احتمالي (تا حد امكان) در تعاريف پايه و ارتباط بين سيستمها

7- سرعت بالاتر كسب تجربه با سيستمهاي جديد و بالا رفتن تبحر كاربران در اين زمينه

8- سهولت در برقراري ارتباط عملي بين سيستمهاي موجود و روشهاي جاري و ايجاد تطابق بين آنها

9- استفاده از پيشنهادات عملي و اجرائي در حين انجام عمليات استقرار جهت روانه شدن گردش عمليات و اطلاعات در داخل سيستمها

10- آشنايي پيوسته و كامل كاربران با زواياي سيستم و خصوصا تسلط به امكانات مورد نياز و خاص (با توجه بررسي هاي كارشناسي و گزارشات و عمليات مورد نياز مشتري تشخيص داده شده و با تاكيد بر عوامل فوق كاربري سيستمها به مراتب مفيدتر خواهد بود.)

لازم بذكر است به طور معمول و در صورت عدم بروز مشكلات خاص، نتايج فوق بدست خواهد آمد. لكن اين نكته كه دسترسي به دستاوردهاي فوق مستلزم وجود بستر مناسب در زمينه سخت افزار، كاربري مناسب، اطلاعات صحيح و به موقع و... (كه در بخشهاي بعدي به آنها اشاره خواهد شد) مي باشد، انكارناپذير است.  

عوامل مؤثر دراستقرار و اجراي صحيح يك سيستم مكانيزه يكپارچه :

درراه اندازي واستقرار صحيح يك نظام جامع مكانيزه به صورت يكپارچه دريك سازمان عوامل متعددي تاثير گذار ميباشند ، كه به برخي از آنها به صورت تيتروار در زير اشاره گرديده است ، همچنين توجه به مطالب زير در جهت نظارت و كنترل عمليات استقرار ضروري به نظر مي رسد ، چرا كه عدم توجه به عوامل مشكل ساز در اين زمينه ، گاها"زمان اجراي يك پروژه را به شكل نامعقولي طولاني مينمايد .

1- بستر سخت افزاري مناسب ( كامپيوتر ، Server   ، شبكه )

2- كاربران مناسب ( از نظر آشنايي لازم با كامپيوتر ، از نظر سن)

3- نرم افزار مناسب

4- استقرار و عمليات مناسب راه اندازي صحيح ( چگونگي ثبت اطلاعات پايه ، روند پيگيري)

5- وجود نياز ، فرهنگ نگرش سيستم هاي مكانيزه ، خصوصا سيستم هاي يكپارچه در نزد كاربران و مديران مجموعه

6- حمايت مناسب مديران مجموعه از اجراي طرح

عدم توجه به اين عوامل عمدتا" موجب اخلال ، كندي و در نهايت مستهلك شدن كاربران و گاها موجب خستگي ، از بين رفتن انگيزه و شوق استفاده و يا دلزدگي كاربران مي شود .


در ضمير ناخود آگاه مجموعه ها ، محدوده زماني خاصي براي استفاده از هر ابزاري ترسيم مي شود و در صورتي كه اين محدوده دستخوش تغييرات زيادي گردد ، آمادگي فرد براي استفاده بهينه از آن ابزار به مرور كمتر شده و به تدريج به نوعي مقاومت تبديل خواهد شد .

گروه هاي استقرار آرك با آشنايي به عوامل تاثير گذار برروي يك پروژه نرم افزاري ، عوامل فوق را بررسي و گزارش مي نمايد كه اين امر كمك شاياني را از نظر فكري و اجرائي به راه اندازي پرژه در زمان مناسب و با شرايط معقول و طي زمان مناسب مي نمايد .